e-Services

Backup

Σημασία του Backup
Η διαδικασία backup είναι η μόνη που μπορεί να σας προστατέψει από την “παθολογία” της μηχανογράφησης, είτε αυτή λέγεται χειριστικό λάθος, είτε “αστοχία” εξοπλισμού ή προγραμμάτων, κλοπή υπολογιστού, πυρκαγιά, είτε οτιδήποτε άλλο.

Δυστυχώς μόνο η οδυνηρή πείρα μπορεί να σας δείξει πόσο αναγκαίο είναι να είστε σχολαστικοί με τη διαδικασία αυτή. Για να αποφύγετε τέτοιες εμπειρίες, πρέπει να δεχθείτε ότι ένα μικρό μέρος από το χρόνο που κερδίσατε από τη μηχανογράφηση πρέπει να τον αφιερώσετε στις διαδικασίες ασφαλείας της.

Ειδικά σε θέματα αρχειακών προβλημάτων η ALTEC Software είναι στη διάθεσή σας, ελέγχοντας οποιοδήποτε αρχειακό πρόβλημα παρουσιαστεί στην εγκατάστασή σας, ακόμα και εάν η προέλευση του είναι άσχετη με την ίδια. Δεν μπορεί να κάνει τίποτε όμως, αν δεν έχει ληφθεί μέριμνα για “πρόσφατο” backup.

Διαδικασίες του Backup

Aκολουθείστε διαδικασίες που σας εξασφαλίζουν τουλάχιστον δύο set “πρόσφατων” backup. Ενας κλασσικός τρόπος είναι να έχετε δύο τουλάχιστον set δισκετών, χρησιμοποιώντας το ένα για τις μονές ημέρες του μήνα και το άλλο για τις ζυγές. Δείτε ένα παράδειγμα μεθοδικής χρήσης της διαδικασίας backup (η μέθοδος θα πρέπει να ακολουθείται για κάθε “ενεργή’ εταιρεία της μηχανογράφησής σας):
  • 1/3/2001: Παίρνετε backup στις - πχ - λευκές δισκέτες ( set1)
  • 2/3/2001: Παίρνετε backup στις - πχ - μαύρες δισκέτες ( set2)
  • 3/3/2001: Παίρνετε backup στις λευκές δισκέτες ( set1)
  • 4/3/2001: Παίρνετε backup στις μαύρες δισκέτες ( set2)
  • ....................................................................κ.λ.π.
  • ....................................................................κ.λ.π.
  • 31/3/2001: backup στις λευκές δισκέτες ( set1).
Στο τέλος του μήνα τοποθετείτε τα δύο set backup (1 και 2) σε ένα κοινό κουτί με την ένδειξη “Μάρτιος 97” και φυλάξτε το κουτί σε ασφαλές σημείο (δεν είναι καθόλου υπερβολικό να χρησιμοποιείτε πυρίμαχο κουτί, χρηματοκιβώτιο ή τραπεζική θυρίδα).

Τον Απρίλιο συνεχίζετε με δύο (2) εντελώς νέα set δισκετών.

Με τον τρόπο αυτό σε περίπτωση ανάγκης έχετε πάντα στα χέρια σας 4 set:
  1. Ενα “χθεσινό”
  2. Ενα “προχθεσινό”
  3. Ενα με αρχεία μέχρι την τελευταία “μονή” ημέρα του περασμένου μήνα
  4. Ενα με αρχεία μέχρι την τελευταία “ζυγή” ημέρα του περασμένου μήνα
και εκτός απ’ αυτά έχετε και από δύο set backup όλων των μηνών που προηγήθηκαν του προηγούμενου μήνα.

Επίσης μπορείτε να έχετε πρόσθετα set “έκτακτων” backup που ελήφθησαν πριν από περιοδικές εργασίες όπως αναβαθμίσεις έκδοσης, εκτύπωση θεωρημένων βιβλίων κλπ.

Μερικές συμβουλές
  • Συχνά γίνεται σύγχυση δισκετών, ημερομηνιών και δεδομένων που αποθηκεύονται. Για να αποφύγετε την αταξία, ακολουθείστε μερικές πρακτικές συμβουλές:
  • Φροντίστε ώστε οι ετικέτες των δισκετών να είναι σχολαστικά ενημερωμένες και να αναγράφουν όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστούν σε περίπτωση κρίσης.
  • Συμπληρώνετε με σχολαστικότητα τις ενδείξεις αυτές. Οταν θα χρειαστεί να κάνετε restore, θα πρέπει είστε σίγουροι για τα αρχεία που θα εγκαταστήσετε. Μην παραλείπετε τίποτε ως προφανές και ειδικότερα μην ξεχνάτε ποτέ να σημειώνετε την ημερομηνία τελευταίου backup.
  • Ο αριθμός δισκέτας είναι απαραίτητος για να γνωρίζετε πάντα τη σειρά με την οποία θα γίνει restore, εάν χρειαστεί.
  • Οι σημειώσεις θα πρέπει να γίνονται με μαρκαδοράκι “απαλά” ώστε να μην υπάρχει κίνδυνος φθοράς της δισκέτας. Η Τελευταία Ημερομηνία Backup θα πρέπει να σημειώνεται με μολύβι, ώστε να αλλάζει (κάθε 2 μέρες).
  • Προσέξτε τα χρώματα των δισκετών που χρησιμοποιείτε. Φροντίστε ώστε κάθε set κάθε εταιρείας να έχει πάντα ένα σταθερό χρώμα. Εάν έχετε μία εταιρεία στη μηχανογράφησή σας, τότε θα πρέπει να “κυκλοφορούν” δύο μόνο χρώματα: το set των μονών ημερών και το set των ζυγών ημερών. Τα πολλά χρώματα θα δημιουργήσουν σύγχυση.
  • Προτιμείστε επώνυμες δισκέτες και κατά προτίμηση ήδη formatted, ώστε να κερδίζετε το χρόνο που απαιτεί το format.
  • Φροντίστε ώστε να υπάρχει πάντα επάρκεια δισκετών, ώστε να αποφεύγετε τις διακοπές στη διαδικασία backup ή το “μπέρδεμα” με τα χρώματα και τις ετικέτες.
  • Εχετε πάντα ένα πρόσθετο απόθεμα δισκετών (διαφορετικού χρώματος) για DOS backup, το οποίο απαιτεί περισσότερες δισκέτες απ’ ότι το “σύνηθες” backup. To DOS backup ορισμένες φορές ζητείται σε φύλλα οδηγιών της ALTEC Software, προκειμένου να αντιγραφεί και ο “κώδικας” των εφαρμογών και όχι μόνο τα αρχεία τους.
  • Ζητείστε από τον προμηθευτή του εξοπλισμού σας να σας δώσει τις οδηγίες για το DOS backup και σημειώστε κάπου τις σχετικές εντολές, ώστε να τις έχετε πρόχειρες εάν χρειαστεί. Εχετε υπ’ όψιν σας ότι τέτοιες οδηγίες (εντολές DOS backup) δεν μπορεί να δώσει η ALTEC Software.
  • Στην αγορά υπάρχει ένα πλήθος συστημάτων backup - software και hardware. Συμβουλευτείτε τον προμηθευτή του εξοπλισμού σας και ζητείστε του να σας προτείνει ένα ολοκληρωμένο σχέδιο backup για τη μηχανογράφησή σας. Προτιμήστε για τις εργασίες αυτές κάποιον εξουσιοδοτημένο συνεργάτη της ALTEC Software, ο οποίος θα γνωρίζει πώς θα χειριστεί τα αρχεία των εφαρμογών και πώς θα επιφέρει τις σχετικές ρυθμίσεις.
Τα συνηθέστερα λάθη!

Ελέγξτε τις διαδικασίες σας και φροντίστε να μην κάνετε τα εξής λάθη:
  • Αποθήκευση μεγάλου όγκου δεδομένων σε δισκέτες. Η πιθανότητα ελαττωματικής δισκέτας είναι ευθέως ανάλογη του πλήθους δισκετών. Εάν έχετε μεγάλα αρχεία, προτιμήστε άλλο μέσο αποθήκευσης - όχι δισκέτες.
  • “Αυτοματοποιημένες” διαδικασίες backup. Εάν το software του backup έχει ρυθμιστεί να λαμβάνει αντίγραφα από συγκεκριμένες περιοχές του δίσκου, τότε προσέξτε όταν αλλάζετε τη θέση των αρχείων σας στο δίσκο. Εάν δεν γίνει αντίστοιχη ρύθμιση του backup software, τότε θα γίνεται λήψη backup σε άχρηστα ή άδεια paths. Γενικά να είστε επιφυλακτικοί με τις υπερβολικά αυτοματοποιημένες διαδικασίες - περιοδικά ελέγχετε ότι αντιγράφονται πράγματι τα αρχεία που πρέπει.
  • Μόνιμα backup στο σκληρό δίσκο. Eάν κάποια στιγμή αποφασίσετε ότι δεν υπάρχει αρκετός χρόνος, τότε πάρτε backup στο σκληρό δίσκο σας. Ομως προσέξτε ! Το backup στο σκληρό δίσκο δεν είναι καλή λύση, καθώς ένας από τους σημαντικότερους λόγους που γίνεται backup είναι ακριβώς για να προληφθεί βλάβη του μαγνητικού μέσου. Εάν, λοιπόν, καταστραφεί ο σκληρός δίσκος σας, τότε τα backup που παίρνατε εκεί δεν θα σας βοηθήσουν καθόλου.
  • Restore αντί backup και το αντίστροφο. Nα είστε προσεκτικοί με τις διαδικασίες backup. Oι επιλογές backup & restore μοιάζουν τόσο ως προς την οθόνη της εργασίας, όσο και ως προς την ακολουθία ενεργειών. Πολλές φορές έχουν καταστραφεί αρχεία από λανθασμένη επιλογή εργασίας. Το πρόγραμμα δεν μπορεί να ξέρει τί θέλετε να κάνετε και δεν είναι δυνατόν να σας προστατεύσει από τέτοιο σφάλμα. Εχετε υπ’ όψιν σας ότι το συγκεκριμένο λάθος είναι συνηθέστερο στους … έμπειρους και βιαστικούς χειριστές.
  • Ενα (1) backup. Ενα ίσον κανένα. Εάν παίρνετε backup σε ένα set δισκετών ή σε ένα tape ή σε ένα τοπικό δίσκο την κρίσιμη στιγμή θα αποδειχθεί ότι “χτύπησε” η δισκέτα ή “χάλασε” τ o tape ή “παρουσιάζει πρόβλημα” ο σκληρός δίσκος. Τέτοιες περιπτώσεις είναι τα δημοφιλέστερα παραδείγματα του νόμου του Μέρφυ.
Είναι αλήθεια ότι το καθημερινό σχολαστικό backup δεν είναι ενδιαφέρουσα δουλειά. Ωστόσο, είναι απείρως πιό συναρπαστική από το να καταχωρείτε μέρες ή μήνες δουλειάς. Τελικώς όλοι μαθαίνουν να παίρνουν backup. Είναι σοφότερο να μάθετε από την πείρα των άλλων παρά από τη δική σας.